HANKINTOJEN ÄÄRELLÄ
Hankinnat muodostavat suuren osan projektin kustannuksista ja ne alkavat jo työn suunnitteluvaiheessa. Kärjistetysti voisi sanoa, että rakennusprojektin budjetti ja aikataulu onnistuu tai epäonnistuu hankinnoissa.
On tärkeää huomioida, että hankintojen suoritus vaatii aikaa tarjouspyyntöineen, kilpailutuksineen ja sopimusten tekoineen. Hankintasuunnitelman avulla voidaan seurata hankintojen etenemistä ja budjettia työn edetessä.
Osa hankinnoista saattaa sisältyä talopakettitoimitukseen ja osan saattaa joutua tekemään itse. Oli sitten kyseessä itse tai jonkun toisen toimesta tehty hankinta, niin tärkeää on selvittää tarkkaan hankintojen toimitusaikataulut. Koko työ voi viivästyä kuukausia, jos hankinnat tehdään liian myöhään tai tuotteilla on toimitusvaikeuksia.
Kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, että liian aikaisin työmaalle tuodut materiaalit ja tarvikkeet vaativat asianmukaisen säilytyksen. Puoli vuotta pihalla odottavat lämmöneristeet pilaantuvat herkästi jo ennen kuin ne on asennettu taloon paikalleen.
Kilpailutettaessa hankintoja on erittäin tärkeä huomioida tarjouspyynnössä ja sopimuksessa urakkarajat. Kuka esimerkiksi tekee reiät rakenteisiin LVI-asentajille? Kuka oikaisee lattian ennen pintamateriaaleja? Kuka kantaa tavarat rautakauppakuormasta yläkertaan? Kuka vie roskat siirtolavalle, entä kuka hoitaa siirtolavan tyhjennyksen? Näitä rajoja voisi luokitella loputtomiin.
Esimerkiksi seuraavia hankintoja suosittelen kilpailuttamaan projektia varten:
Suunnittelutyö
Talopakettitoimitus ja muut työmaan urakoitsijat
Portaat
Takka
Keittiö ja muut kiintokalusteet
Kodinkoneet
Erikoisemmat sisustusratkaisut, kuten liukuovet, väliseinäkkeet tai erikoisverhot
Meidän omakotitaloprojektissamme kysyimme suosituksia esimerkiksi takan, lasiliukuovien ja olohuonetilan korkean ikkunan lamellikaihtimien tekijöistä ja toimittajista Facebookin Raksakimppa ryhmän kautta. Lisäksi löysimme hyvän laatoittajan sekä tasoitus- ja maalariurakoitsijan suositusten avulla.
Halvempia laattoja kävimme hamstraamassa Pukkilan keväällä pidetyistä pihamyynneistä ja hyödynsimme esimerkiksi Taloon.com ajoittaisia tarjouksia. Taloon tehdään sen verran paljon hankintoja projektin aikana, että vertailu, kilpailutus ja tarjoushaukkana oleminen kannattaa.
TARJOUSPYYNTÖ
Kysyessäsi tarjouksia eri toimittajilta on tärkeää esittää tarjouspyynnössä ainakin seuraavat asiat:
Mahdolliset olemassa olevat suunnitelmat ja piirustukset
Työn laajuus tarkasti kuvattuna (huomioi urakkarajat)
Olosuhteet ennen työn alkua, esim. lattian valu tehty tai väliseinät valmiit päivänä x
Tarkka kuvaus tarjottavasta työstä, materiaaleista ja mahdollisista tarvikkeista
Mahdolliset esitettävät referenssit, laadunvarmistusmenetelmät, työturvallisuuteen liittyvät vaatimukset ja työn aikaisten vakuutusten vaatimukset
Maininta siitä, mihin asti tarjous on voimassa
Osana hankintoja on tärkeää tehdä vastaanottotarkastus tuotteen toimituksen tai työvaiheen valmistumisen yhteydessä. Kuormakirjojen tulee vastata tilattua määrää ja tuotteen silmämääräinen laadullinen kunto tulee tarkastaa. Laskun maksamisen yhteydessä on tarkistettava uudelleen oikeat toimitusmäärät jokainen kerta ja laskut tulee säilyttää. Tätä vaihetta ei kannata aliarvioida.
Hankintasopimuksen tekemisessä kannattaa olla tarkkana ja mahdollisuuksien mukaan sopimus kannattaa tarkistuttaa asiantuntijalla. Pienempien hankintojen osalta sopimus saatetaan tehdä suullisesti hyväksytyn tarjouspyynnön pohjalta. On molempien osapuolien etu, jos kaikki sovitaan kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse. Näin voidaan välttyä epäselvyyksiltä jälkikäteen.
Hyviä hankintoja kevääseen!
Terkuin,
Anna-Stina
